KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 AI Act: Was müssen Kanzleien tun?

Was bedeutet der AI Act für Kanzleien?

Für die meisten Kanzleien vor allem eines: die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4. Die KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689, unterscheidet zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln, und Betreibern, die sie nutzen. Kanzleien sind in aller Regel Betreiber.

Die strengen Pflichten der Verordnung betreffen vor allem Hochrisiko-Systeme und verbotene Praktiken. Die üblichen Anwendungen in Kanzleien, etwa Textentwürfe, Zusammenfassungen oder Übersetzungen, fallen nicht darunter. Was bleibt, ist Art. 4. Er gilt nach Art. 113 der Verordnung bereits seit dem 2. Februar 2025.

Was verlangt Art. 4 KI-Verordnung genau?

Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals unterstützen. In der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung heißt es sinngemäß: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind.

Dabei sind zu berücksichtigen:

• technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung der Personen,
• der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden,
• die Personen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden, in der Kanzlei also vor allem die Mandanten.

„KI-Kompetenz“ definiert Art. 3 Nr. 56 als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die einen sachkundigen Einsatz von KI-Systemen ermöglichen und das Bewusstsein für Chancen, Risiken und mögliche Schäden schaffen.

Was hat sich im Juli 2026 an Art. 4 geändert?

Aus einer Pflicht zum Ergebnis wurde eine Pflicht zum Bemühen. Die ursprüngliche Fassung verlangte, „nach besten Kräften“ sicherzustellen, dass das Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Die Verordnung (EU) 2026/1744, der sogenannte Digital Omnibus zur KI-Verordnung, hat Art. 4 neu gefasst. Sie ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten.

Für Kanzleien ändert sich im Alltag wenig. Maßnahmen bleiben Pflicht. Der Maßstab ist aber nicht mehr ein nachzuweisendes Kompetenzniveau, sondern ernsthafte und passende Maßnahmen.

Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?

Ja. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 KI-Verordnung jede natürliche oder juristische Person, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer bei rein persönlicher, nicht beruflicher Tätigkeit. Eine Kanzlei, die ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot oder eine KI-Funktion ihrer Kanzleisoftware beruflich einsetzt, ist damit Betreiberin.

Das gilt auch, wenn einzelne Mitarbeitende KI-Werkzeuge ohne ausdrückliche Freigabe nutzen. Deshalb gehört zu den Maßnahmen auch eine Regel, welche Werkzeuge erlaubt sind.

Wer in der Kanzlei braucht KI-Kompetenz?

Alle, die mit KI-Systemen arbeiten, in unterschiedlicher Tiefe. Art. 4 nennt neben dem eigenen Personal auch „andere Personen“, die im Auftrag der Kanzlei mit KI arbeiten.

• Anwältinnen und Anwälte: Grenzen der Modelle, Prüfung von Ergebnissen, Verschwiegenheit, Haftung.
• Rechtsanwaltsfachangestellte und Sekretariat: sichere Nutzung im Alltag, Umgang mit Mandantendaten, Posteingang und Korrespondenz.
• Auszubildende und Referendare: Grundlagen und die Regeln der Kanzlei.
• Freie Mitarbeitende und externe Dienstleister: Hinweis auf die Kanzleiregeln, soweit sie mit KI im Auftrag der Kanzlei arbeiten.

Was gehört in eine KI-Schulung für Kanzleien?

Grundlagen, Recht, Praxis und die eigenen Regeln der Kanzlei. Eine allgemeine KI-Einführung ohne Bezug zur Kanzleiarbeit erfüllt den Zweck nur teilweise, denn Art. 4 verlangt die Berücksichtigung des Einsatzkontexts.

Checkliste Schulungsinhalte:

• Wie Sprachmodelle arbeiten und warum sie Fundstellen erfinden können.
• Welche Werkzeuge in der Kanzlei freigegeben sind und für welche Daten.
• Verschwiegenheit, § 43e BRAO und Datenschutz bei der KI-Nutzung.
• Prüfung von Ergebnissen: Fundstellen, Zahlen, Fristen.
• Gute Eingaben (Prompts) für typische Kanzleiaufgaben.
• Übungen mit echten, anonymisierten Aufgaben aus der Kanzlei.
• Was tun bei Fehlern oder versehentlich eingegebenen Mandantendaten.

Muss ich die KI-Kompetenz nachweisen?

Eine ausdrückliche Dokumentationspflicht enthält Art. 4 nicht. Eine kurze Dokumentation ist trotzdem sinnvoll. Wer später darlegen muss, welche Maßnahmen er ergriffen hat, etwa gegenüber einer Behörde oder in einem Haftungsfall, braucht Belege.

Checkliste Dokumentation:

• Liste der genutzten KI-Systeme und ihres Zwecks.
• Schriftliche KI-Regeln der Kanzlei (siehe KI-Richtlinie für Kanzleien).
• Schulungen: Datum, Inhalte, Teilnehmende.
• Einweisung neuer Mitarbeitender.
• Datum der letzten Überprüfung der Regeln.

Was droht, wenn eine Kanzlei nichts tut?

Die KI-Verordnung selbst nennt für Art. 4 keinen eigenen Bußgeldrahmen. Art. 99 legt feste Höchstbeträge nur für bestimmte andere Pflichten fest. Die Regeln für Sanktionen bei sonstigen Verstößen treffen nach Art. 99 Abs. 1 die Mitgliedstaaten.

Unabhängig davon kann fehlende Schulung mittelbar Folgen haben: bei Fehlern in Schriftsätzen, bei Datenschutzverstößen oder bei der Frage, ob die Kanzlei ihre Organisationspflichten erfüllt hat.

Welche Pflichten aus der KI-Verordnung betreffen Kanzleien noch?

Für die meisten Kanzleien nur wenige, und sie hängen vom konkreten Einsatz ab. Neben Art. 4 kommen vor allem die Transparenzpflichten nach Art. 50 in Betracht.

• Chatbot auf der Kanzleiwebsite: Nach Art. 50 Abs. 1 müssen Anbieter solcher Systeme dafür sorgen, dass Nutzer erkennen, dass sie mit einer KI interagieren. Wer einen Chatbot einsetzt, sollte das mit dem Anbieter klären und auf der Website klar kennzeichnen.
• KI-generierte Bilder oder Videos: Betreiber, die Deepfakes erzeugen, müssen das nach Art. 50 Abs. 4 offenlegen.
• KI-Texte zur Information der Öffentlichkeit: Auch hier sieht Art. 50 Abs. 4 eine Offenlegung vor, mit einer Ausnahme, wenn die Texte menschlich geprüft wurden und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt.

Hochrisiko-Systeme nach Anhang III betreffen im Justizbereich vor allem Systeme, die von Justizbehörden oder in deren Auftrag genutzt werden. Die üblichen Werkzeuge einer Anwaltskanzlei gehören nach unserer Einschätzung nicht dazu. Prüfen Sie das bei Spezialanwendungen im Einzelfall.

Zählt eine KI-Schulung als Fachanwaltsfortbildung?

Das entscheidet die zuständige Rechtsanwaltskammer. Nach § 15 FAO müssen Fachanwältinnen und Fachanwälte jährlich Fortbildungen in ihrem Fachgebiet nachweisen. Ob eine KI-Schulung dafür anerkannt wird, hängt vom Inhalt und vom Bezug zum Fachgebiet ab. Klären Sie das vor der Buchung mit Anbieter und Kammer.

Wie setze ich die Pflicht in einer kleinen Kanzlei um?

In vier Schritten, die an einem Nachmittag vorbereitet sind.

1. Auflisten, welche KI-Werkzeuge in der Kanzlei genutzt werden, auch KI-Funktionen in bestehender Software.
2. Kurze schriftliche Regeln festlegen: welche Werkzeuge, welche Daten, welche Prüfung.
3. Alle Beteiligten schulen, intern oder extern, mit Beispielen aus dem eigenen Alltag.
4. Teilnahme und Datum vermerken, und einen Termin für die nächste Überprüfung setzen.

Das ist kein großes Projekt. Es verhindert aber die häufigsten Fehler und zeigt, dass die Kanzlei die Pflicht ernst nimmt.

Keine Rechtsberatung: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand September 2026. Er ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Die KI-Verordnung und ihre Auslegung entwickeln sich weiter; wir prüfen die Angaben halbjährlich.

Weiter: Wie wir Anwältinnen, Anwälte und Kanzleiteams praxisnah schulen, lesen Sie unter KI-Schulung für Anwälte.

Quellen: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), insbesondere Art. 3, 4, 99 und 113 · Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI-Verordnung) · Art. 4 KI-Verordnung, aktuelle Fassung (dejure.org) (abgerufen im September 2026)