Wie finde ich die richtige Kanzleisoftware?
Erst die eigenen Abläufe beschreiben, dann Anbieter vergleichen. Viele Auswahlprozesse beginnen mit Vorführungen. Dann bestimmt der Hersteller, welche Funktionen Sie sehen. Besser ist die umgekehrte Reihenfolge.
So gehen Sie vor:
- Abläufe aufnehmen: Mandatsannahme, Fristen, Posteingang, Abrechnung, Buchhaltung.
- Pflicht- und Wunschfunktionen festlegen und gewichten.
- Rahmenbedingungen klären: Cloud oder lokal, vorhandene IT, Budget, Schnittstellen.
- Zwei bis drei Anbieter auswählen, die die Pflichtfunktionen erfüllen.
- Vorführungen mit Ihren eigenen Testfällen verlangen.
- Verträge, Datenschutz und Migrationsangebot prüfen.
- Testphase mit echten Abläufen, dann Entscheidung.
Am Markt sind unter anderem RA-MICRO, Advoware, Actaport, AnNoText und weitere Anbieter vertreten. Diese Aufzählung ist keine Bewertung und nicht vollständig.
Welche Funktionen braucht eine Kanzleisoftware?
Die Pflichtfunktionen sind für fast alle Kanzleien gleich. Unterschiede liegen im Detail und bei den Wunschfunktionen.
Checkliste Funktionen:
- Aktenverwaltung: Anlage, Beteiligte, Gegenstandswert, Kollisionsprüfung.
- Fristen und Termine: Fristenberechnung, Vorfristen, Kalender, Vertretungsregeln, Protokoll.
- beA-Anbindung: Versand und Empfang aus der Akte heraus, Zuordnung von Eingängen.
- Abrechnung: RVG-Gebühren, Zeithonorar, Vorschüsse, E-Rechnung.
- Buchhaltung: Fremdgeld, Aktenkonto, Export an DATEV oder eigene Finanzbuchhaltung.
- Dokumentenmanagement: Ablage in der Akte, Volltextsuche, Texterkennung für Scans, Versionen.
- Textverarbeitung und Vorlagen: Anbindung an Word, Serienbriefe, Textbausteine.
- Diktat: digitales Diktat, ggf. Spracherkennung.
- Mobiles Arbeiten: Zugriff unterwegs und im Homeoffice, auch bei Gericht.
- Rechte und Rollen: wer darf welche Akten sehen und bearbeiten.
- Schnittstellen: Microsoft 365, E-Mail, Telefonanlage, Online-Mandatsanfrage.
- Datenexport: vollständiger Export in einem offenen Format, falls Sie später wechseln.
Der letzte Punkt wird oft vergessen. Er entscheidet darüber, wie abhängig Sie vom Anbieter sind.
Cloud-Kanzleisoftware oder lokale Installation?
Beides ist berufsrechtlich möglich. Die Entscheidung hängt von IT-Betreuung, Arbeitsweise und Verträgen ab. Cloud-Lösungen nehmen Ihnen Updates, Datensicherung und Serverbetrieb ab. Lokale Installationen geben Ihnen mehr Kontrolle, verlangen aber eigene IT-Betreuung.
Für die Cloud gilt: Der Anbieter ist Dienstleister nach § 43e BRAO und Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Was das konkret bedeutet, erklärt der Ratgeber Cloud-Kanzleisoftware und § 203 StGB.
Welche Fragen sollte ich den Herstellern stellen?
Fragen, die sich mit Ja oder Nein und einem Nachweis beantworten lassen. Allgemeine Antworten wie „selbstverständlich möglich“ helfen bei der Entscheidung nicht.
Checkliste für die Herstellergespräche:
- Wo stehen die Server, und wer betreibt sie? Gibt es Unterauftragnehmer?
- Liegt ein Vertrag nach § 43e BRAO und ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO vor?
- Welche Daten können aus meinem bisherigen System übernommen werden, und was kostet das?
- Wie läuft der vollständige Datenexport bei Vertragsende, in welchem Format?
- Welche Schnittstellen gibt es, und sind sie dokumentiert?
- Wie wird geschult, und was kostet Unterstützung nach der Einführung?
- Wie oft gibt es Updates, und wie werden Änderungen angekündigt?
- Welche Kündigungsfristen und Preisanpassungsklauseln gelten?
- Welche KI-Funktionen gibt es, wo werden die Daten dafür verarbeitet, und lassen sie sich abschalten?
- Können wir mit Kanzleien ähnlicher Größe sprechen, die die Software nutzen?
Wie vergleiche ich Angebote objektiv?
Mit einer gewichteten Bewertungsmatrix, die Sie vor den Vorführungen festlegen. So verhindern Sie, dass die beste Präsentation gewinnt statt der passenden Software.
| Kriterium | Gewicht | Anbieter A | Anbieter B | Anbieter C |
|---|---|---|---|---|
| Fristen und beA im Testfall | 25 % | 1–5 | 1–5 | 1–5 |
| Abrechnung und Buchhaltung | 20 % | 1–5 | 1–5 | 1–5 |
| Bedienung im Testfall (Team-Urteil) | 20 % | 1–5 | 1–5 | 1–5 |
| Schnittstellen und Datenexport | 15 % | 1–5 | 1–5 | 1–5 |
| Verträge, Datenschutz, Betrieb | 10 % | 1–5 | 1–5 | 1–5 |
| Gesamtkosten über fünf Jahre | 10 % | 1–5 | 1–5 | 1–5 |
Die Gewichte sind ein Beispiel. Passen Sie sie an Ihre Kanzlei an. Wichtig ist nur, dass Sie sie vorher festlegen und dass die Punkte auf denselben Testfällen beruhen.
Was kostet eine Kanzleisoftware?
Mehr als die Lizenz. Rechnen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre. Preise und Modelle unterscheiden sich stark: Kauflizenz mit Wartung, Miete pro Nutzer und Monat, Pakete nach Funktionsumfang.
Zu den Gesamtkosten gehören:
- Lizenz oder Miete pro Arbeitsplatz
- Einrichtung und Konfiguration
- Datenmigration aus dem Altsystem
- Schulung des Teams
- Hardware, Server oder Cloud-Speicher
- Support und Updates
- Interner Zeitaufwand während der Umstellung
Lassen Sie sich alle Posten schriftlich und für denselben Zeitraum anbieten. Nur dann sind Angebote vergleichbar.
Welche Rolle spielen KI-Funktionen bei der Auswahl?
Eine wachsende, aber keine entscheidende. Viele Hersteller bauen KI-Funktionen ein, etwa für Zusammenfassungen, Posteingang oder Textentwürfe. Der Umfang ändert sich schnell.
Bewerten Sie KI-Funktionen mit denselben Fragen wie jeden anderen Dienst: Wo werden die Daten verarbeitet? Ist ein externer KI-Anbieter eingebunden? Ist das im Vertrag nach § 43e BRAO abgedeckt? Lässt sich die Funktion abschalten? Eine gute Grundfunktion für Fristen und Akten ist wichtiger als eine KI-Funktion, die in der Vorführung beeindruckt.
Wie verbinde ich Kanzleisoftware mit beA, DATEV und Microsoft 365?
Über Schnittstellen, die der Hersteller anbietet. Fragen Sie konkret, welche es gibt und wie sie funktionieren. Die Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ist für Kanzleisoftware zentral. Achten Sie darauf, ob Nachrichten direkt aus der Akte versandt und Eingänge automatisch zugeordnet werden oder ob Sie Dateien von Hand übertragen müssen.
Weitere typische Verbindungen:
- Finanzbuchhaltung: Export an DATEV oder an die Buchhaltung Ihres Steuerberaters.
- Microsoft 365: Word für Schriftsätze, Outlook für E-Mails und Kalender, ggf. Teams.
- Telefonanlage: Anzeige der Akte beim Anruf eines Mandanten.
- Online-Mandatsanfrage: Übernahme von Anfragen der Website direkt in die Software.
- Scanner und Texterkennung: Ablage von Papierpost in der richtigen Akte.
Lassen Sie sich jede Schnittstelle im Testfall zeigen. Eine Schnittstelle, die nur in der Produktbeschreibung steht, hilft im Alltag nicht.
Wie bekomme ich mein Team dazu, die neue Software zu nutzen?
Indem Sie das Team von Anfang an beteiligen. Wer im Alltag mit der Software arbeitet, erkennt in Vorführungen Schwächen, die Partnern entgehen.
Bewährt hat sich: Sekretariat und Anwälte bewerten die Testfälle gemeinsam. Eine Person im Team wird zur Ansprechpartnerin für die neue Software. Die Umstellung erfolgt in einer ruhigeren Phase, nicht vor Jahresende. Und die ersten Wochen nach dem Start bekommen feste Zeiten für Fragen.
Was tun, wenn die bisherige Software eigentlich reicht?
Dann ist ein Wechsel oft nicht die beste Lösung. Viele Probleme im Alltag liegen nicht an der Software, sondern an ungenutzten Funktionen, fehlender Schulung oder uneinheitlichen Abläufen.
Prüfen Sie vor einem Wechsel: Welche Funktionen hat die bisherige Software, die niemand nutzt? Gibt es neuere Versionen oder Module? Wäre eine Schulung günstiger als eine Migration? Ein Wechsel lohnt sich vor allem, wenn Pflichtfunktionen fehlen, der Hersteller die Weiterentwicklung einstellt oder die Kosten dauerhaft nicht mehr passen.
Dieser Ratgeber ist herstellerneutral und enthält keine Produktbewertungen. Er ist keine Rechtsberatung. Angaben zum Stand September 2026; Funktionen und Preise der Anbieter ändern sich.
Weiter: Wie wir Kanzleien bei der Auswahl und Einführung begleiten, lesen Sie unter Kanzleisoftware-Auswahl.
Quellen: § 43e BRAO · DSGVO (EU) 2016/679, Art. 28 (abgerufen im September 2026)
Dieser Ratgeber beschreibt technische und organisatorische Grundlagen. Er ist keine Rechtsberatung. Funktionen der genannten Produkte ändern sich häufig; wir prüfen die Angaben halbjährlich.
