Kanzlei digitalisieren: Abläufe automatisieren, die jede Woche Zeit kosten

Digitalisierungsberatung für Kanzleien: von der Prozess-Aufnahme bis zur Maßnahme, die Ihr Team tatsächlich nutzt.

Erstgespräch vereinbaren So gehen wir vor

Eine Person legt einen Brief in ein kompaktes Gerät auf einer grünen Schreibtischunterlage, daneben ein Monitor und Ordner im Regal.

Kurz gesagt

Wir finden die Abläufe in Ihrer Kanzlei, die jede Woche Stunden kosten, und automatisieren sie – Mandatsannahme, Fristen, Dokumentenablage, Rechnungen. Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Kanzleisoftware und führen Änderungen in kleinen Schritten ein, die Ihr Team mitträgt. Nach jeder Maßnahme entscheiden Sie, ob es weitergeht.

Was bekommen Sie bei der Kanzleidigitalisierung?

Prozess-AufnahmeWir begleiten vor Ort oder per Video einen halben Tag den echten Arbeitsalltag in Sekretariat und Anwaltsbüro.
AufgabenlisteAlle wiederkehrenden Aufgaben mit geschätzter Zeit pro Woche und Automatisierungspotenzial.
Umsetzung der Top 3Zum Beispiel Online-Mandatsanfrage direkt in die Akte, automatische Fristenvorschläge aus beA-Eingängen, Posteingang mit Texterkennung und Zuordnung.
EinweisungKurze Anleitungen und Einweisung für das Team.

Welche Kanzleiprozesse lassen sich automatisieren?

Vor allem die, die sich jede Woche wiederholen und klaren Regeln folgen:

Mandatsannahme: Anfrage online, strukturiert, direkt in die Akte.
Posteingang: Scannen, Texterkennung, Zuordnung zur richtigen Akte.
Fristen: Vorschläge aus beA-Eingängen zur Prüfung durch die Kanzlei.
Dokumente: Standardschreiben aus Vorlagen, einheitliche Ablage.
Abrechnung: Rechnungen aus erfassten Leistungen.

Wie gehen Sie bei der Digitalisierung einer Kanzlei vor?

In kleinen Schritten, die Ihr Team mitträgt. Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Kanzleisoftware, setzen zuerst die Maßnahme mit der größten Wirkung um und prüfen nach drei Monaten, ob sie genutzt wird und Zeit spart. Stellt sich heraus, dass die Kanzleisoftware selbst das Problem ist, helfen wir bei der Auswahl einer neuen.

So gehen wir vor

Prozess-Aufnahme
Wir begleiten einen halben Tag den echten Arbeitsalltag in Sekretariat und Anwaltsbüro, vor Ort oder per Video, und werten ihn aus. Insgesamt 1 Tag.
Befund
Alle wiederkehrenden Aufgaben mit geschätzter Zeit pro Woche, Automatisierungspotenzial und Festpreis je Maßnahme.
Umsetzung
Maßnahme für Maßnahme. Sie entscheiden nach jeder, ob es weitergeht.
Nachkontrolle
Nach 3 Monaten: Wird es genutzt? Spart es Zeit?

Was es kostet

Festpreise nach dem Erstgespräch, abhängig vom Umfang.

Prozess-Aufnahme und BefundAufnahme vor Ort oder per Video, Befund mit Zeitersparnis-Schätzung und Festpreisen je Maßnahme: auf Anfrage
UmsetzungFestpreis je Maßnahme, Sie entscheiden nach jeder, ob es weitergeht: auf Anfrage

Alle Preise netto zzgl. USt. Das Angebot richtet sich an Kanzleien (Unternehmer).Erstgespräch vereinbaren

Häufige Fragen

Welche Kanzleisoftware unterstützen Sie?

Wir arbeiten mit der Kanzleisoftware, die Sie nutzen, und prüfen die Schnittstellen Ihres Systems vorab.

Müssen wir alles auf einmal umstellen?

Nein. Eine Maßnahme nach der anderen.

Was bedeutet papierlose Kanzlei in der Praxis?

Dass Post, Schriftsätze und Notizen digital in der Akte landen und dort gefunden werden. Der Weg dahin ist meist ein Posteingang mit Texterkennung und Zuordnung, eine klare Ablagestruktur und eine Regel, was mit Papier nach dem Scannen geschieht.

Lassen sich beA-Eingänge und Fristen automatisieren?

Teilweise. Aus beA-Eingängen lassen sich Fristen automatisch vorschlagen und der richtigen Akte zuordnen. Die Fristenkontrolle selbst bleibt in der Verantwortung der Kanzlei; die Automatisierung ersetzt die Prüfung nicht, sie bereitet sie vor.

Was bringt eine digitale Mandatsannahme?

Eine Online-Mandatsanfrage fragt Rechtsgebiet, Eilbedürftigkeit und Gegenseite gleich mit ab und übergibt die Angaben direkt in die Akte. Das Sekretariat muss sie nicht abtippen, und der Kollisionscheck kann sofort beginnen.

Arbeiten Sie vor Ort oder per Video?

Beides. Die Prozess-Aufnahme funktioniert am besten vor Ort, weil wir den echten Arbeitsalltag sehen. Umsetzung und Einweisung laufen oft per Video.